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文件和档案管理制度

来源:安全部 日期:2020年04月10日 浏览量:5415

1. 目的

为确保欧宝体育平台、二级欧宝体育平台、三级企业文件和档案管理的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本管理制度。

2.范围

本制度适用于欧宝体育平台、二级欧宝体育平台、三级企业与安全有关的文件和档案的管理。

3.职责

欧宝体育平台、二级欧宝体育平台、三级企业办公室分别负责各自企业文件和档案的管理。

4.要求

4.1 公文管理

4.1.1 收文程序

4.1.1.1 欧宝体育平台、二级欧宝体育平台、三级企业办公室签收公文后,应及时逐件拆封核查,分类登记。

4.1.1.2 欧宝体育平台、二级欧宝体育平台、三级企业外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室保存。

4.1.1.3 上级机关和业务单位的公文一律由欧宝体育平台、二级欧宝体育平台、三级企业办公室负责签收,任何部门或个人不得私自截留。

4.1.1.4 各部门向企业递交的请示报告等文件,一般由办公室签收后按程序办理。

4.1.2 发文办理

企业对外行文由主办部门拟稿,经办公室核稿后,送呈企业负责人签发后对外发文。企业分管领导签发后,办公室再次校对无误后按规定纸张打印文件,加盖印章后将文件发出。

4.1.3 立卷与归档

对于办理完毕的文件,应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

4.2 档案管理

4.2.1 档案保管

各部门将需保管的资料移交给办公室,由其归入相应案卷并统一编号。保管时应注意档案安全,做好防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防失,以确保档案的安全性和完整性。

4.2.2 档案保管方法

4.2.2.1有统一的分类标准,将文件分门别类。

4.2.2.2采用目录制,即总目录,分目录,文件名,并编号。

4.2.2.3目录须能按照文件编号,制定日期和批复及文件更改。

4.2.3 借阅、调阅和复印

4.2.3.1 权限

董事长、总经理可调阅企业所有档案;副总经理可以调阅分管工作档案;部门负责人可调阅本部门档案;其它情况调阅档案一律凭审批手续调阅相关档案。

 4.2.3.2 流程

借阅档案必须办理借阅登记手续,并如期归还,到期如因工作需要不能归还应办理续借手续。因工作需要,需长期借阅的文件、图纸等档案,在工作结束后,应全部归还办公室,由办公室负责整理归档。

复制绝密、机密档案报主要企业分管领导审批;普通档案由部门负责人审批。

借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。查阅档案,必须遵守保密工作制度。

4.2.4 档案销毁

超过保管期限的档案,由办公室依据档案的保管期限,报主要负责人审批后销毁。监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

4.2.5 保存期限

除法律法规对档案、文件、记录保存期有要求的,按法律法规的要求实行,一般档案记录保存期限三年,技术档案和绝密档案记录保存期为永久。

5.相关记录

《档案调阅/复印登记表》

 

 

注:依据《企业安全生产标准化基本规范》(GB/T33000-2016)编写。



9文件和档案管理制度.docx


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